【文书档案管理制度】在现代组织管理中，文书档案作为信息记录和历史追溯的重要载体，发挥着不可替代的作用。为了规范文书档案的管理流程，确保文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《文书档案管理制度》。

本制度适用于本单位所有部门及工作人员，在日常工作中形成的各类公文、报告、通知、会议纪要、合同协议等纸质或电子形式的文书资料。通过建立科学、系统的档案管理体系，提升档案管理的效率与质量，为单位的各项工作提供有力的信息支持。

一、档案管理原则

1. 统一管理：所有文书档案应由专人负责，实行集中管理，避免分散存放造成遗失或管理混乱。

2. 分类归档：根据文件性质、用途和保管期限进行分类整理，确保档案条理清晰、查找便捷。

3. 安全保密：涉及敏感信息的档案必须严格遵守保密规定，未经授权不得擅自查阅或外传。

4. 定期清理：对已过期或无保存价值的档案，按程序进行销毁处理，防止信息积压和资源浪费。

二、档案收集与整理

1. 各部门应在文件形成后及时移交至档案管理部门，确保资料不丢失、不延误。

2. 档案整理应按照“一事一档”的原则，做到内容完整、编号准确、装订规范。

3. 电子文档应与纸质文档同步归档，并建立相应的目录索引，便于查询与调阅。

三、档案借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅登记表》，说明用途和借阅时间。

2. 档案借阅人须遵守相关保密规定，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。

3. 借阅期限一般不超过一周，特殊情况需经主管领导批准后方可延长。

四、档案保管与维护

1. 档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本防护措施，保持适宜的温湿度环境。

2. 定期对档案进行检查，发现破损或变质情况应及时修复或更换。

3. 对重要档案应进行备份管理，防止因意外事件导致数据丢失。

五、档案销毁与移交

1. 档案销毁前需由相关部门提出申请，经审批后方可执行。

2. 销毁过程应有专人监督，确保销毁彻底，不留隐患。

3. 档案移交时应办理交接手续，明确责任，确保档案流转有序。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由档案管理部门负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护好单位的文书档案管理工作。

通过建立健全的文书档案管理制度，不仅能够提高工作效率，还能有效保障组织运行的规范性和可持续性。希望全体员工共同努力，推动档案管理工作迈上新台阶。