【报销差旅费退回现金会计分录怎么写】在企业日常财务工作中，员工因公出差后，通常会先垫付差旅费用，之后凭票据向公司申请报销。如果公司审核通过后，发现实际发生的差旅费用少于预支金额，需要将多余部分退回现金。这种情况下，涉及的会计分录如何处理？以下是对“报销差旅费退回现金会计分录”的详细总结。
一、基本概念
1. 差旅费报销：员工出差前向公司借支一定金额用于支付相关费用，出差结束后凭发票和凭证进行报销。
2. 退回现金：若员工实际支出小于预支金额，需将多支部分退还给公司，称为“退回现金”或“退差”。
二、会计处理原则
根据《企业会计准则》及相关财务制度，企业在处理差旅费报销及退回现金时，应遵循以下原则：
- 借款时：员工从公司借支差旅费，属于“其他应收款”。
- 报销时：根据实际支出金额，冲减“其他应收款”，并确认“管理费用”或“销售费用”等。
- 退回现金时：如果实际支出小于借款金额，应将差额部分作为“现金”收入，并冲减“其他应收款”。
三、会计分录示例
| 业务环节 | 会计科目 | 借方金额 | 贷方金额 | 说明 |
| 员工借款 | 其他应收款 | X元 | 员工预支差旅费 | |
| 银行存款/现金 | X元 | 公司支付借款 | ||
| 报销差旅费 | 管理费用/销售费用 | Y元 | 实际发生的差旅费用 | |
| 其他应收款 | Y元 | 冲减预支金额 | ||
| 退回现金 | 现金 | Z元 | 员工退回多余款项 | |
| 其他应收款 | Z元 | 冲减原借款余额 |
> 注：X为员工借款总额；Y为实际报销金额；Z为退回金额（X - Y）。
四、注意事项
1. 票据齐全：报销时必须提供真实、合法的发票和凭证，否则无法入账。
2. 审批流程：差旅费报销需经过部门负责人、财务负责人等多级审批。
3. 及时处理：员工应在出差结束后尽快办理报销手续，避免长期挂账。
4. 税务合规：差旅费报销应符合税法规定，避免虚开发票或虚假报销行为。
五、总结
报销差旅费退回现金的会计分录主要涉及“其他应收款”、“管理费用”、“现金”等科目。在实际操作中，企业应确保流程规范、凭证完整，并严格按照财务制度执行，以保证账务清晰、合规。
如需进一步了解不同行业或不同规模企业的具体操作方式，可结合实际情况进行调整。
