为提升企业办公效率，优化会议资源分配，确保各类会议有序开展，特制定本《公司会议室使用管理规范》。本制度适用于公司内部所有会议室的申请、使用、维护及后续管理流程，旨在营造高效、整洁、专业的会议环境。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门及员工在日常工作中需要使用会议室进行会议、培训、讨论等活动的场景。包括但不限于部门例会、项目汇报、客户洽谈、团队建设等各类会议形式。

二、会议室分类与功能说明

根据使用需求，公司会议室分为以下几类：

1. 普通会议室：用于日常会议、小组讨论等常规活动，配备基础设备如投影仪、白板、音响等。

2. 多功能会议室：具备视频会议系统、远程协作设备，适合跨部门或与外部单位进行线上交流。

3. 独立办公室/接待室：用于小型会谈、客户接待或高管私密沟通，环境相对独立安静。

三、会议室预约流程

1. 所有会议室需提前通过公司内部系统或指定平台进行预约，避免资源浪费和冲突。

2. 预约时需填写会议主题、时间、参与人数、所需设备等信息，以便合理安排场地。

3. 临时紧急会议可由部门负责人直接协调安排，但事后需补交预约记录。

4. 若因特殊情况无法按时使用，应提前至少1小时取消预约，以便其他部门合理调配。

四、使用规定

1. 使用人应遵守会议室管理制度，保持室内整洁，不得随意挪动设备或损坏公共物品。

2. 会议结束后，使用者须清理现场，关闭电源、灯光、空调及门窗，确保安全。

3. 禁止在会议室吸烟、饮食（特殊情况下需经审批），并保持安静，不影响其他部门正常工作。

4. 如需使用专业设备（如视频会议系统、投影仪等），请提前熟悉操作流程或联系行政人员协助。

五、设备管理

1. 所有会议室设备由行政部统一管理，定期检查、维护，确保正常使用。

2. 使用过程中如遇设备故障，应及时通知行政人员处理，不得擅自拆卸或修理。

3. 严禁私自将会议室设备带出或用于非会议用途。

六、违规处理

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、通报批评或扣除绩效等处理措施。严重者将追究相关责任。

七、附则

本制度自发布之日起执行，最终解释权归公司行政部所有。各部门应积极配合，共同维护良好的会议环境和办公秩序。

备注：本制度可根据公司实际运营情况适时修订，以适应不断变化的管理需求。