在工程建设过程中，为确保施工质量、进度与成本控制的协调统一，工程洽商记录作为重要的管理文件之一，具有不可替代的作用。所谓“工程洽商记录”，是指在工程项目实施过程中，由于设计变更、现场条件变化、材料调整或其他原因，由建设单位、施工单位、监理单位等相关方就具体事项进行协商并形成书面记录的过程。

本记录不仅用于明确各方责任，也为后续的工程结算、审计以及可能出现的纠纷提供依据。因此，妥善保存和管理工程洽商记录，是项目管理中一项非常关键的工作内容。

在实际操作中，工程洽商记录通常包括以下几个方面：

1. 洽商事由：详细说明发生洽商的原因，如设计图纸存在矛盾、现场施工条件发生变化等。

2. 参与单位及人员：明确参与洽商的单位名称及具体负责人，确保责任清晰。

3. 洽商对协商的具体事项进行详细描述，包括变更内容、调整方案、实施方法等。

4. 处理意见：各方对洽商事项的意见和建议，以及最终达成的一致意见。

5. 签字确认：所有参与单位代表需在记录上签字，并注明日期，以确保其法律效力。

6. 附件资料：如有相关图纸、照片、会议纪要等补充材料，应一并归档保存。

为提高工程洽商记录的规范性和可追溯性，建议各单位建立完善的档案管理制度，定期对相关资料进行整理、归类和备份。同时，应避免因信息不全或记录不规范而影响后期的工程管理和责任认定。

总之，“工程洽商记录（保存）”不仅是工程建设中的重要文档，更是保障项目顺利推进、维护各方权益的重要工具。只有重视其真实性、完整性和及时性，才能真正发挥其应有的作用。