为了更好地规范公司内部的会议管理，提高工作效率，营造良好的沟通环境，特制定本会议室使用制度。请全体员工严格遵守以下规定：

一、预约流程

1. 会议室需提前一天通过公司OA系统进行预约，紧急情况下可由部门负责人电话申请临时使用。

2. 每次会议时长原则上不超过两小时，如需延长，须重新提交预约申请并获得批准。

3. 预约成功后，请准时参加会议；若因特殊情况无法参加，应至少提前两小时取消预约，避免资源浪费。

二、使用规范

1. 爱护公共设施，不得随意挪动桌椅或损坏设备，如发现故障请及时通知IT部门处理。

2. 保持室内整洁，会后请将个人物品带走，并协助清理桌面垃圾。

3. 使用投影仪等电子设备时，请按照操作说明正确使用，避免不当操作导致设备损坏。

4. 控制音量，确保不影响其他区域正常工作秩序。

三、责任分工

1. 各部门负责人为本部门会议的第一责任人，需对本部门成员的行为负责。

2. 总务部负责日常维护与检查，定期盘点会议室物资，并对违规行为提出整改意见。

3. 安保人员有权监督会议室的使用情况，对于违反规定的人员有权制止并上报管理层。

四、奖惩措施

1. 对于长期合理利用会议室资源、积极维护良好秩序的部门和个人，公司将予以表彰奖励。

2. 凡未经批准擅自占用会议室者，将视情节轻重给予警告直至扣除绩效考核分数的处罚。

以上制度自发布之日起施行，希望全体同事共同遵守，携手打造一个高效有序的工作环境！