为规范公司员工人事档案管理，确保档案资料的完整性和安全性，特制定本办法。本办法适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

一、档案的范围与内容

员工人事档案主要包括员工的基本信息、入职材料、培训记录、考核结果、奖惩情况、劳动合同及离职手续等文件。这些档案是公司人力资源管理的重要依据，对于员工的职业发展和公司的规范化管理具有重要意义。

二、档案的建立与维护

1. 档案的建立：新员工入职时，人力资源部门应为其建立人事档案，并将相关材料归档。档案需及时更新，确保信息的准确性和时效性。

2. 档案的维护：档案管理人员需定期检查档案，确保所有文件齐全且无损。如发现缺失或损坏的情况，应及时补救。

三、档案的保管

1. 保密原则：人事档案属于机密资料，任何未经授权的人员不得查阅。档案管理人员需严格遵守保密制度，防止信息泄露。

2. 存储环境：档案应存放在安全、干燥的地方，避免受潮、虫蛀等情况的发生。电子档案也需妥善备份，防止数据丢失。

四、档案的使用

1. 查阅权限：只有经过授权的管理人员才能查阅人事档案。查阅时需登记，注明查阅人、查阅时间及查阅目的。

2. 用途限制：人事档案主要用于人力资源管理，不得用于其他商业用途。查阅后应及时归还，并由档案管理人员确认。

五、档案的销毁

对于不再需要保存的档案，需经过审批后方可销毁。销毁时应有两人以上在场监督，确保档案彻底销毁，避免信息外泄。

六、附则

本办法自发布之日起施行，最终解释权归公司人力资源部所有。公司将根据实际情况适时修订本办法，以适应新的管理需求。

通过严格执行本办法，公司将实现人事档案管理的规范化、制度化，为员工的职业发展提供坚实保障，同时促进公司人力资源管理的高效运作。